• Te budgetteren grootboekrekeningen selecteren
  Per grootboekrekening moet worden aangegeven of de grootboekrekening gebudgetteerd kan worden. In de tabel Grootboek kunt u de optie activeren.
• Aantallen budgetteren
  In de basisinrichting van de administratie moet de optie "Maakt u gebruik van een aantallen administratie?" aanstaan.
  In de tabel Grootboek dient u vervolgens per grootboekrekening aan te geven of op de grootboekrekening ook aantallen worden bijgehouden. Alleen voor grootboekrekeningen met deze instelling kunt u het aantal budgetteren.
• Budgetteren per grootboekrekening per kostenplaats en/of per kostendrager
  In de basisinrichting van de administratie moet de optie "Maakt u gebruik van kostenplaatsen en kostendragers?" aanstaan.
  In de tabel Kostenplaats moeten kostenplaatsen aanwezig zijn.
  In de tabel Kostendrager moeten kostendragers aanwezig zijn.
  Als aan deze voorwaarden is voldaan kunt u a) budgetten per grootboekrekening, b) budgetten per grootboekrekening per kostenplaats, c) budgetten per grootboekrekening per kostendrager en d) budgetten per grootboekrekening per kostenplaats per kostendrager invoeren.
• Budgetcontrole bij boeken
  Als u waarschuwingen wilt tonen bij budget overschrijding in het Boekingsprogramma, dan dient u de optie Budgetcontrole bij boeken in de tabel Basis financieel aan te zetten. De waarschuwingen worden alleen getoond voor lasten rekeningen.
• Budgetten overnemen / aanpassen / nulzetten
  Met de optie budgetten overnemen / aanpassen kunt u budgetten van een vorig jaar of op basis van cijfers van een bepaald boekjaar overnemen, maar ook kunt u budgetten procentueel verhogen of verlagen en zelfs afronden.
• Budgetten verdelen
  Met de optie budgetten verdelen kunt u een jaarbudget zowel in aantallen als bedragen automatisch verdelen over de periodes.

  ---

• Omzet- en kostenrekeningen budgetteren
  Het ingeven van budgetbedragen en -aantallen gebeurt in principe met positieve bedragen/getallen. Dit hebben wij gedaan om niet boekhoudkundig geschoolde medewerkers toch op een eenvoudige manier de budgetten te kunnen laten aanleveren. De nieuwe budgetbedragen en -aantallen die betrekking hebben op kostenrekeningen (APBL-code = L) worden door KING Finance automatisch zonder aanpassingen tijdens het actualiseren overgenomen. Van de nieuwe budgetbedragen en -aantallen die betrekking hebben op omzetrekeningen (APBL-code = B) wordt door KING Finance automatisch het teken van het bedrag omgedraaid. Op deze manier worden de budgetten correct verwerkt in de administratie. De werkwijze met een grootboekrekening voorzien van een Activa of Passiva APBL-code, en waarbij de budgetcode ingevuld is, geschied op dezelfde manier.

Budgetten invoeren

• Nieuwe budgetten invoeren
  1. Dubbelklik op de grootboekrekening waarvoor u het budget wilt invoeren
  2. Kies de kostenplaats en kostendrager combinatie en toets [F10]
  3. Voer de budgetbedragen handmatig in per periode of gebruik de optie "Verdelen" om de budgetbedragen automatisch in te voeren.
  4. Toets [F9] om de budgetbedragen te actualiseren.
  5. Let op: voor snelle invoer van meerdere budgetten kunt u volstaan met het uitvoeren van stap 1 tot en met 3. Nadat alle budgetten zijn ingevoerd kunt u de budgetten in één handeling actualiseren door linksonder in het scherm de knop [Actualiseren [Ctrl+F9] ] te gebruiken.
• Budgetten van een voorgaand jaar overnemen
  1. Dubbelklik op de grootboekrekening waarvoor u het budget wilt invoeren
  2. Kies de kostenplaats en kostendrager combinatie en toets [F10]
  3. Druk op de knop [Overnemen / aanpassen (Ctrl+N) ] om het dialoogvenster Budgetten overnemen / aanpassen te openen.

Budgetten raadplegen

• De budgetten kunt u op het scherm met de werkelijke cijfers vergelijken in het programma Grootboekinformatie

Budget rapportage

• Budgetten kunnen afgedrukt worden met de rapporten Grootboek budget en Grootboek periode budgetten.

• Jaar
  Selecteer het jaar waarvoor u budgetten wilt invoeren. KING Finance zal automatisch volgend jaar voorstellen, omdat budgetten meestal van te voren worden bepaald en ingevoerd, maar u kunt het jaar wijzigen. Dat doet u bijvoorbeeld als u de budgetten van het huidige jaar wilt aanpassen.

  ---

• Soort
  Deze optie wordt alleen getoond als in de basisinrichting van de administratie is aangegeven dat er aantallen worden bijgehouden.
  • Kies "Bedrag & Aantal" om alle rekeningen te tonen waarvan de optie "Budgetteren" in de tabel Grootboek aangevinkt is. Voor de geselecteerde rekening worden dan automatisch de kolommen om aantallen te budgetteren ook weergegeven als dat ingesteld is in de grootboekrekening.
  • Kies "Aantal" om alleen rekeningen te tonen waarvan de opties "Budgetteren" en "Aantallenadministratie" aangevinkt zijn in de tabel Grootboek. Voor de geselecteerde rekening worden dan alleen de kolommen om aantallen te budgetteren weergegeven.
  • Kies "Bedrag" om alleen rekeningen te tonen waarvan de optie "Aantallenadministratie" uitgevinkt is. Voor de geselecteerde rekening worden dan alleen de kolommen om bedragen te budgetteren weergegeven.

  ---

• Rekening
  Alleen rekeningen waarvoor de optie Budgetteren is aangevinkt in de tabel Grootboek worden hier getoond
  Kies uit de beschikbare rekeningen de grootboekrekening waarvan u het budget wilt aanpassen. In de kolom "Jaarbudget" wordt het budgetbedrag van de rekening van het geselecteerde jaar getoond. Om budgetten in te voeren kunt u dubbelklikken op de regel, [Ctrl+A] toetsen of de knop [Budget] gebruiken.

  ---

• Knop [Actualiseren]
  Druk op [Actualiseren] of toets [Ctrl+F9] om alle ingevoerde budgetten te actualiseren.
• Knop [Budget]
  Druk op [Budget] of toets [Ctrl+A] om voor de geselecteerde rekening het deelvenster Budgetregels (zie hieronder) te tonen, waarin u per periode van het geselecteerde jaar een budget aan de rekening kunt toekennen.

Grootboekrekening, Kostenplaats en kostendrager Combinatie bepalen

• Dit onderdeel wordt alleen getoond als in de basisinrichting van de administratie is aangegeven dat er in de administratie met kostenplaatsen en kostendragers gewerkt wordt.
• Geen combinatie
  Toets direct [F10] als u geen grb/kpl/kdr combinatie wilt budgetteren, maar alleen de grootboekrekening. "Geen kostenplaats" en "Geen kostendrager" staan standaard geselecteerd. 
• Kostenplaats
  • Selecteer een kostenplaats om een te budgetteren combinatie van grootboekrekening - kostenplaats - kostendrager te maken.
  • Selecteer "Geen kostenplaats" als u alleen de grootboekrekening of een combinatie van grootboekrekening - kostendrager wilt budgetteren. Het budget zal gelden voor regels met de gekozen grootboekrekening waarin geen kostenplaats is ingevoerd.
• Kostendrager
  • Selecteer een kostendrager om een te budgetteren combinatie van grootboekrekening - kostenplaats - kostendrager te maken.
  • Selecteer "Geen kostendrager" als u alleen de grootboekrekening of een combinatie van grootboekrekening - kostenplaats wilt budgetteren. Het budget zal gelden voor regels met de gekozen grootboekrekening waarin geen kostendrager is ingevoerd.
• [Selecteer [F10] ]
  Druk op de knop [Selecteer] of toets [F10] om de geselecteerde kostenplaats en/of kostendrager samen met de gekozen grootboekrekening vast te leggen als een te budgetteren combinatie. Alle instellingen die u hierna gaat doen gelden alleen voor deze combinatie.

  ---

Budgetbedragen invoeren

• [Overnemen / aanpassen (Ctrl+N) ]
  Druk op deze knop om het dialoogvenster Budgetten overnemen / aanpassen te openen. Daarin kunt u onder meer budgetten van een vorige periode of een vorig jaar overnemen, maar ook budgetten procentueel verhogen of verlagen en instellen hoe de bedragen moeten worden afgerond om binnen een budget te vallen.
• [Verdelen (Ctrl+V) ]
  Druk op deze knop om het dialoogvenster Budgetten verdelen te openen. Daarin kunt u een jaarbudget zowel in aantallen als bedragen automatisch verdelen over de periodes.

  ---

• Periode
  Alle periodes, waarin een budget kan worden ingesteld voor een grootboekrekening of combinatie van grootboekrekening en kostenplaats en/of kostendrager, worden hier getoond.
• Bedrag
  In deze kolom wordt het eerder vastgelegde budgetbedrag getoond. Als u voor de eerste keer een budget gaat vastleggen dan staat hier 0,00.
• Nieuw bedrag
  In deze kolom vult u het budgetbedrag voor de grootboekrekening (of combinatie van grootboekrekening en kostenplaats en/of kostendrager) in. Het budgetbedrag is geldig voor de combinatie jaar - periode - grootboekrekening. Nadat u onderaan dit scherm op [Actualiseren] hebt geklikt of [F9] heeft getoetst worden de "nieuwe bedragen" opgeslagen als budget.
• Aantal
  De kolommen "Aantal" en "Nieuw aantal" worden alleen getoond als u heeft aangegeven dat u met aantallen wilt werken (basisinrichting) en u voor de geselecteerde grootboekrekening heeft aangegeven dat u aantallen wilt bijhouden.
  In deze kolom wordt het vastgelegde budgetaantal getoond. Als u voor de eerste keer een budgetaantal gaat vastleggen dan staat hier 0.
• Nieuw aantal
  De kolommen "Aantal" en "Nieuw aantal" worden alleen getoond als u heeft aangegeven dat u met aantallen wilt werken (basisinrichting) en u voor de geselecteerde grootboekrekening heeft aangegeven dat u aantallen wilt bijhouden.
  In deze kolom vult u het budgetaantal van de grootboekrekening  (of combinatie van grootboekrekening en kostenplaats en/of kostendrager) in. Het budgetaantal is geldig voor de combinatie jaar - periode - grootboekrekening. Nadat u onderaan dit scherm op [Actualiseren] heeft geklikt of [F9] heeft getoetst worden de "nieuwe aantallen" opgeslagen als budgetaantal.

  ---

• Totaal
  In de totaalregel worden de bedragen en/of aantallen per kolom bij elkaar opgeteld getoond.

• Knop [Actualiseren]
  Nadat u de nieuwe budgetbedragen en/of -aantallen hebt ingevoerd klikt u op [Actualiseren], of toetst u [F9], om de wijzigingen door te voeren in de administratie. De bedragen en/of aantallen die u heeft ingevoerd worden nu van de kolommen "Nieuw bedrag" en "Nieuw aantal" in de kolommen "Bedrag" en "Aantal" geplaatst.
  De budgetten kunt u nu op het scherm met de werkelijke cijfers gaan vergelijken in het programma Grootboekinformatie en afdrukken met de rapporten Grootboek budget en Grootboek periode budgetten.
  Let op: voor snelle invoer van meerdere budgetten kunt u volstaan met het invoeren van de budgetbedragen per grootboekrekening (of grb/kpl/kdr combinatie). Nadat alle budgetten zijn ingevoerd kunt u de budgetten in één handeling allemaal actualiseren door linksonder in het scherm de knop [Actualiseren [Ctrl+F9] ] te gebruiken.