• Loonjournaalposten
  De Loket.nl / Nmbrs koppeling zorgt ervoor dat uw loonjournaalposten automatisch verwerkt worden in uw administratie.
• Tijdwinst
  U hoeft voor de verwerking van uw loonjournaalposten in de administratie dus niet meer een bestand uit te schrijven in de Loket of Nmbrs software, op te slaan op een computer en vervolgens weer in te lezen in KING Finance.
• Automatisch of handmatig verwerken
  • Loket.nl
    U kunt in KING Finance de loonjournaalposten van Loket.nl direct doorboeken naar de administratie. U behoudt de keuze om de loonjournaalposten eerst te controleren voordat u ze doorboekt naar de administratie. Dit kunt u instellen met een systeeminstelling voor loket.nl.
  • Nmbrs
    Voor Nmbrs kunt u de automatisering instellen in het Accountancy dashboard - knop [Importeren Nmbrs].

    ---

• Stappenplan Loket.nl instellen en gebruiken
  Loket.nl in KING Finance stap-voor-stap

Klik voor uitleg over de instellingen en journaalposten op de knop [ Loket.nl ] of [ Nmbrs ] .

Instellingen

• De hier gegeven en ingevoerde instellingen dient u in te voeren bij Loket.nl. Daarmee geeft u aan waar Loket.nl de loonjournaalposten automatisch moet plaatsen.
  • Administratienummer
    Het administratienummer binnen KING Finance.
  • Subadministratienummer
    Een controlenummer, benodigd voor de koppeling tussen KING Finance en Loket.nl. In combinatie met uw administratienummer ontstaat er een unieke combinatie, waarmee gewaarborgd wordt dat uw loonjournaalposten alleen bij uw administratie zichtbaar worden.
  • E-mailadres
    Het e-mailadres is benodigd om een e-mail te kunnen ontvangen met het bericht dat Loket.nl loonmutaties heeft gegenereerd.
  • Dagboek
    Geef hier het dagboek op waarin de loonjournaalposten geboekt moeten worden. U dient van te voren een dagboek met de instelling [soort = Memoriaal lonen] te hebben aangemaakt in KING Finance.

Journaalposten

• Overzicht van loonjournaalpostenruns
  Elke keer als u loonjournaalposten heeft gegenereerd in Loket.nl, dan wordt er hier een nieuwe regel getoond. U kunt de regels raadplegen, verwerken in de administratie, verwijderen en raadplegen in het dagboek in de administratie.
  • Kleurcode
    groen - de loonjournaalposten zijn correct verwerkt in de administratie
    rood - de loonjournaalposten zijn niet correct verwerkt in de administratie
  • Datum
    De datum waarop de loonjournaalposten zijn gegenereerd in Loket.nl
  • Data
    De naam van het gegenereerde loonjournaalposten bestand wordt getoond. In de naam zijn het jaar en de periode waar de posten betrekking op hebben opgenomen. Als de loonjournaalposten verwerkt zijn, dan wordt de naam doorgestreept weergegeven.
  • Omschrijving
    Hier kan een korte tekst staan, die aangeeft wat er nog moet gebeuren of wat er is gebeurd met de loonjournaalposten (vb. "Loonjournaalposten correct ingelezen").
  • [Toon]
    Druk op [Toon] om het loonjournaalposten bestand op het scherm te tonen. U kunt de posten raadplegen voordat u ze verwerkt in de administratie.
  • [Verwerken]
    Druk op [Verwerken] om de loonjournaalposten door te boeken naar de financiële administratie.
    Er is een controle op het dubbel inlezen van de loonjournaalposten. U krijgt dan een waarschuwing.
    • Periode/jaar en boekdatum
      De posten worden geboekt in het dagboek voor lonen dat is opgegeven bij de instellingen van dit programma. De posten worden geboekt in het jaar en de periode zoals vermeld in de kolom Data. De boekdatum wordt meegegeven in het Loket.nl bestand.
  • [Verwijderen]
    Druk op [Verwijderen] om het loonjournaalposten bestand te verwijderen uit KING Finance.
    Let op: een verwijderd bestand kan niet worden teruggezet. U dient in dat geval het bestand opnieuw te genereren in Loket.nl.
  • [Toon dagboek]
    Druk op [Toon dagboek] om het boekingsprogramma te starten in het dagboek, jaar en periode van het geselecteerde loonjournaalposten bestand. U kunt de loonjournaalposten raadplegen zoals ze zijn geboekt in de administratie. Als een bestand twee keer ingelezen is kunt u direct de dubbele boekingen verwijderen.

  ---

• [Ververs [F5] ]
  Druk op [ververs] of toets [F5] om het overzicht van loonjournaalpost bestanden te vernieuwen. gebruik deze optie als u net loonjournaalposten heeft gegenereerd in Loket.nl en het bestand hier nog niet wordt weergegeven.
• [Onverwerkte boekingen]
  Druk op [Onverwerkte boekingen] om de tabel "Onverwerkte boekingen" te starten. Gebruik deze optie als loonjournaalposten niet direct ingelezen konden worden. Dat kan gebeuren als er bijvoorbeeld in loket.nl een grootboekrekening is opgegeven die in uw administratie (nog) niet bestaat. De onverwerkte boekingen kunnen in de tabel aangepast worden en dan alsnog verwerkt worden.
• [Inloggen Loket.nl (extern)]
  Druk op deze knop om Loket.nl te starten. Er wordt een nieuw browservenster geopend. U dient vervolgens op de reguliere wijze in te loggen bij Loket.nl.

Instellingen

• De Nmbrs username, token en bedrijfsnummer kunt u opvragen in uw Nmbrs administratie. Deze gegevens voert u hier in. U kiest de Bedrijfsnaam binnen Nmbrs waarvan de loonjournaalposten moeten worden ingelezen. Tevens geeft u een dagboeknummer binnen uw administratie in.
  • Let op: Indien het "token" in Nmbrs wordt gereset, dan kan KING Finance geen verbinding meer maken met Nmbrs totdat u het nieuwe token hier heeft vastgelegd.
• Nadat alle gegevens zijn ingevuld en opgeslagen wordt automatisch het ophalen van een (volgende) loon-run gestart. Dat gebeurt elke keer bij starten van dit programma. De loonrun dient binnen Nmbrs gegenereerd te zijn. De loon-run wordt vervolgens getoond bij de 'journaalposten'.

Nmbrs instellingen

• Nmbrs username
  Geef hier de username voor het inloggen in Nmbrs
  • De username is in Nmbrs terug te vinden bij
    [ menuknop rechtsboven - Gebruikersprofiel - [Username] ]
• Nmbrs token
  Geef hier het token voor het inloggen in Nmbrs.
  • Het token is in Nmbrs terug te vinden bij
    [ rechtsboven - Gebruikersprofiel - [API Token] ]
• Nmbrs bedrijfsnummer
  Geef hier uw bedrijfsnummer bij Nmbrs in.
• Nmbrs bedrijfsnaam
  Kies hier het bedrijf binnen Nmbrs waarvan u de journaalposten wilt inlezen.
• Nmbrs journaalposten in
  Mogelijkheid om Nmbrs journaalposten op de juiste datum (per 4 weken) te boeken in een administratie met 12 periodes. Kies hier of de Nmbrs administratie 1, 4, 12 of 13 periodes kent.
  • Voorbeeld van gebruik
    Als het aantal periodes in iMUIS 12 is en in Nmbrs 13 dan zal de boekdatum van de journaalpost hierop worden aangepast. Bij 12 /12 zal de boekdatum altijd de laatste dag van de maand zijn. Dus 31/1, 28/2, 31/3 etc... Bij 12 / 13 zal de boekdatum 28/1, 25/2, 24/3 etc., dus om de 4 weken zijn.

KING Software Instellingen

• Dagboek
  Geef hier het dagboek op waarin de loonjournaalposten geboekt moeten worden. U dient van te voren een dagboek met de instelling [soort = Memoriaal lonen] te hebben aangemaak. Dit dagboek dient een vaste tegenrekening ingesteld te hebben staan, een 'tussenrekening lonen'.

Journaalposten

• Overzicht van loonjournaalpostenruns
  Elke keer als u loonjournaalposten heeft gegenereerd in Nmbrs, dan wordt er hier een nieuwe regel getoond. U kunt de regels raadplegen, verwerken in de administratie, verwijderen en raadplegen in het dagboek in de administratie.
  • Kleurcode
    groen - de loonjournaalposten zijn correct verwerkt in de administratie
    rood - de loonjournaalposten zijn niet correct verwerkt in de administratie;.
    NB: De kleur rood wordt ook getoond wanneer er binnen KING Finance een andere grootboekrekening bij de verwerking wordt gekozen dan in de loonjournaalpost vanuit Nmbrs staat vermeld.
    • Legenda:
      • Wit (LeegBlad)=N: Nieuwe journaalposten. (Nog niet ingelezen)
      • Oranje=O: Journaalposten zijn niet verwerkt, maar in de tabel onverwerkte boekingen geplaatst.
      • Groen=V: Journaalposten zijn reeds ingelezen.
      • Rood=A: De verwerking van journaalposten is afgekeurd. Zie de omschrijving voor meer informatie.
        • Reden van de A kan zijn:
        • - Settings kunnen niet worden opgehaald. (Nmbrs/Loket)
        • - Periode/Jaar kunnen niet worden bepaald. (Nmbrs)
        • - Geen journaalposten in bestand. (Nmbrs/Loket)
        • - Aantal journaalposten sluit niet aan met dagboek. (Handmatig geboekt, verwijderd etc..) (Nmbrs/Loket)
  • Datum
    De datum waarop de loonjournaalposten zijn gegenereerd in Nmbrs.
  • Data
    De naam van het gegenereerde loonjournaalposten bestand wordt getoond. In de naam zijn het jaar en de periode waar de posten betrekking op hebben opgenomen. Als de loonjournaalposten verwerkt zijn, dan wordt de naam doorgestreept weergegeven.
  • Omschrijving
    Hier kan een korte tekst staan, die aangeeft wat er nog moet gebeuren of wat er is gebeurd met de loonjournaalposten (vb. "Loonjournaalposten correct ingelezen").
  • [Toon]
    Druk op [Toon] om het loonjournaalposten bestand op het scherm te tonen. U kunt de posten raadplegen voordat u ze verwerkt in de administratie.
  • [Verwerken]
    Druk op [Verwerken] om de loonjournaalposten door te boeken naar de financiële administratie.
    Er is een controle op het dubbel inlezen van de loonjournaalposten. U krijgt dan een waarschuwing.
    • Periode/jaar en boekdatum
      De posten worden geboekt in het dagboek voor lonen dat is opgegeven bij de instellingen van dit programma. De posten worden geboekt in het jaar en de periode zoals vermeld in de kolom Data. De boekdatum is automatisch de laatste dag van de periode.
    • Voorbeeld automatische bepaling van boekdatum
      In een administratie met 13 periodes is de laatste boekdatum van periode 1 [ 28-01-xxxx ].
      In een administratie met 12 periodes is de laatste boekdatum van periode 1 [ 31-01-xxxx ].
  • [Handmatig geboekt]
    Druk op de knop [Handmatig geboekt] om aan te geven dat het Nmbrs bestand van deze periode niet in de administratie ingelezen hoeft te worden. Dat is bijvoorbeeld aan de orde als de betreffende loonjournaalpost al is ingevoerd in de administratie buiten de koppeling met Nmbrs om. De loonrun wordt na klik op [Handmatig geboekt] gemarkeerd als ingelezen en "doorgehaald".
  • [Verwijderen]
    Druk op [Verwijderen] om het loonjournaalposten bestand te verwijderen. Als dit Nmbrs bestand al is ingelezen worden de boekingen van de loonjournaalpost NIET verwijderd.
    Let op: een verwijderd bestand kan niet worden teruggezet. Het kan wel opnieuw worden opgehaald vanaf de Nmbrs server door het programma "Loket.nl / Nmbrs loonjournaalposten inlezen" opnieuw te starten.
  • [Toon dagboek]
    Druk op [Toon dagboek] om het boekingsprogramma te starten in het dagboek, jaar en periode van het geselecteerde loonjournaalposten bestand. U kunt de loonjournaalposten raadplegen zoals ze zijn geboekt in de administratie. Als een bestand twee keer verwerkt is kunt u direct de dubbele boekingen verwijderen.
• [Ververs [F5] ]
  Druk op [ververs] of toets [F5] om het overzicht van loonjournaalpost bestanden te vernieuwen. Gebruik deze optie als u net loonjournaalposten heeft gegenereerd in Nmbrs en het bestand hier nog niet wordt weergegeven.
• [Onverwerkte boekingen]
  Druk op [Onverwerkte boekingen] om de tabel "Onverwerkte boekingen" te starten. Gebruik deze optie als loonjournaalposten niet correct verwerkt konden worden. Dat kan gebeuren als er bijvoorbeeld in Nmbrs een grootboekrekening is opgegeven die in uw administratie (nog) niet bestaat. De onverwerkte boekingen kunnen na toevoegen van ontbrekende rekeningen alsnog worden verwerkt.

Extra informatie over werken met Nmbrs en KING Finance

• Als er geen debiteuren kunnen worden gevonden bij het koppelen met Nmbrs.
  Als de inloggegevens juist zijn zou het kunnen zijn dat u binnen Nmbrs geen "Accountant-gebruiker" bent.
  • U dient in te loggen in Nmbrs met een Nmbrs "Accountant - gebruiker". Dit is noodzakelijk om de juiste gegevens voor het maken van de koppeling op te kunnen vragen in Nmbrs.
  • Dit kan een Nmbrs "Accountant-gebruiker" zijn met een filter op debiteurnummer, zodat er met die login alleen maar toegang is tot deze debiteur.
  • Voor vragen over de instellingen binnen Nmbrs kunt u contact opnemen met de helpdesk van Nmbrs.
• Correctie in Nmbrs in KING Finance verwerken
  Alleen als bij Nmbrs een nieuwe RunID wordt toegekend aan dezelfde loonjournaalpost periode worden de loonjournaalposten opnieuw ingelezen
  • De vorige run wordt daarbij NIET uit de administratie verwijderd. Dat moet in dergelijk geval handmatig gebeuren.
• Automatische verwerking in KING Finance van Nmbrs
  Als is ingesteld dat de Nmbrs definitieve loonruns dagelijks automatisch worden bijgewerkt betekent dat in de praktijk dat er 's ochtends vroeg tussen 04:00 en 05:00 wordt ingelezen.
  Zie Importeren Nmbrs voor meer informatie.

voorbeelden van werken met Nmbrs en KING Finance

• LJP verwijderd uit Nmbrs, onverwerkt in KING Finance
  Als de loonjournaalpost nog onverwerkt is in KING Finance, en de loonjournaalpost in Nmbrs verwijderd wordt, dien je de loonjournaalpost zelf te verwijderen in KING Finance.
• LJP verwijderd uit Nmbrs, al verwerkt in KING Finance
  Als de journaalpost al verwerkt is in KING Finance, en de loonjournaalpost wordt in Nmbrs verwijderd, dan wordt de loonjournaalpost in KING Finance automatisch tegen geboekt als de koppeling met Nmbrs uitgevoerd wordt.
• LJP gewijzigd in Nmbrs, onverwerkt in KING Finance
  Als de loonjournaalpost nog onverwerkt is in KING Finance, en de loonjournaalpost in Nmbrs is gewijzigd, dan kun je de loonjournaalpost het best verwijderen uit KING Finance en daarna de gewijzigde journaalpost ophalen bij Nmbrs.